Privacyverklaring Eindhovense Roeivereniging Beatrix
Een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens is voor onze vereniging van groot belang. Uw persoonlijke gegevens worden dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Hierbij houden wij ons aan de wet en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, zoals de Wet bescherming persoonsgegevens en – met ingang van 25 mei 2018 – de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens
Onze vereniging is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit houdt in dat wij de doeleinden en de middelen voor de verwerking zelf bepalen en dat wij verantwoordelijk zijn voor de naleving van de wettelijke vereisten.
Doelen van de verwerking van persoonsgegevens
Als u onze website bezoekt, informatie aanvraagt via onze website en/of zich bij ons aanmeldt als lid of vrijwilliger, of deelneemt aan een activiteit van ons, dan registreren wij persoonsgegevens van u.
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor diverse doeleinden. Wij verwerken alleen de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens.
De volgende doelen zijn van toepassing bij de verwerking van persoonsgegevens door onze vereniging:
- om contact met u te kunnen opnemen;
- om u informatie te sturen;
- voor het aangaan en uitvoeren van (leden-, begunstigers-, en overige) overeenkomsten;
- voor het uitvoeren van de administratie;
- voor het deelnemen aan wedstrijden, trainingen en evenementen en het publiceren van uitslagen;
- het uitvoeren van overige voor een sportvereniging gebruikelijke activiteiten.
Verder gebruiken wij uw persoonlijke gegevens voor relatiebeheer en activiteiten om ons bestand van leden, vrijwilligers en overige betrokkenen bij de vereniging te vergroten en om u te informeren over onze activiteiten.
Hierbij trachten wij rekening te houden met uw voorkeuren. Indien u geen prijs meer stelt op informatie van onze vereniging, kunt u een e-mail aan ons sturen:
Wilt u geen e-mail meer ontvangen met betrekking tot de activiteiten en nieuwtjes van onze vereniging, dan kunt u gebruik maken van de afmeldmogelijkheid die is opgenomen in iedere e-mail die wij versturen.
Rechtsgronden van de verwerking van persoonsgegevens
Volgens de wetgeving mogen wij alleen persoonsgegevens verwerken als daarvoor één van de wettelijke grondslagen geldt. Wij hanteren de volgende rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens:
- in het kader van de totstandkoming en/of uitvoering van een (lidmaatschaps-)overeenkomst;
- om de wet na te leven (waaronder boekhoudkundige verwerking, fiscale verplichtingen en verplichtingen in het kader van gerechtelijke bevelen of andere dwingende wet- en regelgeving);
- in verband met de gerechtvaardigde belangen van de vereniging, waarbij wij erop letten dat de impact op uw privacy zo beperkt mogelijk is. Zo worden onder andere persoonsgegevens verwerkt in verband met het beheer van ledengegevens of ondersteuning daarvan, inclusief de aanmaak van segmenten en profielen voor het beheer van leden/begunstigers of voor het detecteren van de behoeften van de leden en begunstigers.
Elektronisch Slotensysteem
Leden kunnen op hun verzoek een persoonlijke elektronische sleutel krijgen waarmee ze toegang krijgen tot het gebouw en tot bijzondere ruimtes in het gebouw zoals de werkplaats en de keuken. Het elektronisch sleutelsysteem registreert het tijdstip waarop sleutels gebruikt zijn om een slot open te maken. Die gegevens worden opgeslagen om in het geval van een incident te kunnen vaststellen welke sleutel is gebruikt. Deze gegevens worden maximaal 24 maanden bewaard. De gegevens mogen worden ingezien door de gebouwbeheerder, de ICT beheerder, de beheerder van de sociëteit, het bestuur, en de ledenadministratie, en dan uitsluitend om de correcte werking van het slotensysteem te controleren of om een incident te onderzoeken.
Website en Cookies
Op de website worden bezoekgegevens niet bijgehouden.Ook maken we geen gebruik van cookies.
Op de website treft u een aantal links aan naar andere websites. Hoewel deze websites met zorg zijn geselecteerd, kunnen wij geen verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot het gebruik van uw gegevens door die organisaties. Lees hiervoor het Privacy Statement, indien aanwezig, van de website die u bezoekt.
Publicatie van beeldmateriaal en namen op de website
Door of namens ERV Beatrix kunnen foto’s gemaakt worden van onder andere wedstrijden of verenigingsactiviteiten. Deze kunnen ook op de website van ERV Beatrix gepubliceerd worden. Als u merkt dat er tijdens activiteiten van de vereniging foto’s worden gemaakt kunt u aangeven dat u niet gefotografeerd wilt worden. Als u desondanks op een foto staat op de website van ERV Beatrix, dan kunt u die foto laten verwijderen met een verzoek per e-mail aan
Onze vereniging hanteert de volgende richtlijnen bij het publiceren van beeldmateriaal en namen op het openbare deel van website:
- Personen mogen herkenbaar in beeld gebracht worden wanneer de foto is gemaakt tijdens roeiwedstrijden en andere verenigingsactiviteiten.
- Op andere foto’s, die binnen of buiten zijn gemaakt, horen personen niet prominent en niet individueel herkenbaar in beeld te worden gebracht, tenzij met toestemming. Bij jeugdleden tot en met 17 jaar is toestemming van een ouder/verzorger nodig.
- Overzichtsfoto’s die buiten zijn gemaakt, waarin meerdere personen zijn afgebeeld, en ieder persoon maar een klein onderdeel is van de foto, mogen op de website gepubliceerd worden.
- Personen worden alleen bij voornaam aangeduid, tenzij met toestemming, of in verband met deelname aan een wedstrijd of verenigingsactiviteit.
Op pagina’s die alleen toegankelijk zijn voor leden mogen leden herkenbaar in beeld gebracht worden, en mogen voor- en achternaam vermeld worden.
Beveiliging van persoonsgegevens
Onze vereniging heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.
De vereniging draagt zorg voor een adequate toegangsbeveiliging van de website, alsmede voor een afdoende bescherming van persoonsgegevens voor verdere verwerking door zoekmachines.
Uitwisseling van persoonsgegevens
1.Het doorgeven en ontvangen van persoonsgegevens binnen de vereniging
De vereniging kan uw (persoons-)gegevens uitwisselen met de diverse functionarissen van de vereniging, of met de andere leden en vrijwilligers.
De vereniging ziet erop toe dat binnen haar organisatie de Europese normen van gegevensbescherming op persoonsgegevens worden toegepast.
2.Het doorgeven en ontvangen van gegevens buiten de vereniging
Het doel van de verwerking van uw persoonsgegevens kan met zich meebrengen dat wij persoonsgegevens delen met andere organisaties. Voorbeelden zijn de overkoepelende sportbond Koninklijke Nederlandsche Roeibond en (al dan niet via de nationale bond) de internationale federatie World Rowing (voorheen FISA) en NOC*NSF.
Gegevens van leden kunnen ook worden doorgegeven aan officiële (overheids-)instanties.
Voor zover er geen sprake is van uw expliciete toestemming of wettelijke verplichting, gebeurt deze uitwisseling van gegevens uitsluitend op basis van de uitvoering van de overeenkomst tussen u en de vereniging of wanneer de vereniging hiervoor een gerechtvaardigd belang heeft.
De vereniging kan niet aansprakelijk worden gesteld wanneer zij persoonsgegevens aan autoriteiten moet bezorgen, conform geldende wettelijke verplichtingen.
3.Geen commercieel gebruik
De vereniging zal uw persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden.
Correctheid van de opgegeven persoonsgegevens
Door het meedelen van uw persoonsgegevens garandeert u dat deze juist en volledig zijn. De vereniging kan u bij het meedelen van valse identiteiten, onvolledige of onjuiste gegevens tijdelijk of definitief iedere toegang tot de websites of delen ervan ontzeggen.
Bewaren van persoonsgegevens
De vereniging bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt, en in elk geval zo lang als specifieke regelgeving vereist. De persoonsgegevens van leden en begunstigers worden verwijderd uiterlijk 2 jaar nadat het lidmaatschap is beëindigd of nadat de begunstiger heeft aangegeven dat hij niet langer als begunstiger wil worden beschouwd. Langer bewaren van de gegevens wordt alleen gedaan als de persoonsgegevens noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke bewaarplicht.
De gegevens op de website worden onverwijld verwijderd wanneer de betrokkene of diens wettelijke vertegenwoordiger daarom verzoekt.
Uw privacyrechten
Indien de verwerking van uw gegevens berust op toestemming, dan kunt u deze te allen tijde intrekken.
U kunt uw schriftelijke verzoeken dan wel vragen m.b.t. privacy gerelateerde zaken sturen aan:
Eindhovense Roeivereniging Beatrix, Kanaaldijk Noord 61, 5642 JA EINDHOVEN)
Of via e-mail:
U ontvangt dan zo spoedig mogelijk antwoord.
U bent tevens gerechtigd een klacht in te dienen over het gebruik van uw gegevens bij de Autoriteit persoonsgegevens.
Wijzigingen
Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de Privacyverklaring. Check daarom regelmatig de Privacyverklaring voor een update van ons privacybeleid.
Vragen
Als u nog vragen heeft over ons privacybeleid, neemt u dan contact ons op via